Apostila de documentos

Apostila é uma autenticação emitida nos termos da Convenção de Haia que garante a procedência de um documento público nacional para ter validade e eficácia no exterior, eliminando o procedimento de legalização, muitas vezes complicado, demorado e dispendioso.

Dúvidas

1. Apostila de documentos - Posso apostilar documentos nacionais no exterior?

Não. Os documentos nacionais devem ser apostilados no Brasil.

2. Apostila de documentos - O país que desejo enviar os documentos não faz parte da Convenção, o que faço?

Será necessário legalizar os documentos no Ministério das Relações Exteriores ou no Escritório de Representação Regional local.

3. Apostila de documentos - Há prazo para a emissão da Apostila pelo cartório?

Não. O procedimento é realizado conforme a demanda.

4. Apostila de documentos - Quais os tipos de documentos que a Apostila se aplica?

A apostila aplica-se apenas a documentos públicos lavrados no território de um Estado que faz parte da Convenção de Haia. Citamos alguns exemplos:
- Cartório (certidões de casamento, nascimento, óbito, cópias autenticadas etc.);
- Documentos particulares com firma reconhecida;
- Documento empresarial (contratos, cartas comerciais etc.);
- Documentos emitidos pela internet (certificado de naturalização, certidões etc.); 
- Estabelecimentos de ensino (documentos escolares, acadêmicos, diplomas etc.);
- Instituições bancárias com firma reconhecida;
- Juntas comerciais (contratos, estatutos, atas etc.);
- Poder Judiciário (certidões dos distribuidores judiciais, processos etc.);
- Poder Público (documentos municipais, estaduais e federais etc.);  
- Traduções juramentadas com firma reconhecida;
- Dentre outros.

5. Apostila de documentos - Tenho de observar algum procedimento prévio à apresentação do documento para a emissão da Apostila?

Sim. Convém verificar se o documento que vai ser apresentado:
I - Se se trata de um documento público original ou cópia autenticada;
II - Documentos públicos dos cartórios extrajudiciais não necessitam de reconhecimento de assinatura (exceto registro de imóveis, dentre outros);
III - É necessário providenciar o reconhecimento da assinatura da autoridade que assinou o documento, caso a autoridade não tenha firma no 26. P. ex.: histórico escolar, certificados, traduções etc. 
IV - No caso de diplomas, se a universidade/faculdade oferecer meios de confirmação pela internet (P. ex. USP) não será necessário reconhecer firma do reitor. Se a universidade não oferecer este serviço será necessário reconhecer a assinatura do reitor.
Mas atenção: O usuário deve atentar para as exigências do órgão destino do documento: 
a) alguns órgãos aceitam o documento apenas com a assinatura do reitor reconhecida. Neste caso apostila-se a assinatura do escrevente que assinou o reconhecimento de firma.
b) alguns órgãos aceitam o documento somente se as assinaturas do reitor e do secretário estiverem reconhecidas. Neste caso apostila-se a assinatura do escrevente que assinou o reconhecimento de firma.
c) alguns órgãos aceitam o documento somente se a assinatura do reitor/secretário estiver(em) diretamente apostilada(s).
Assim, sugerimos que o usuário busque informações no órgão de destino do documento - sobre a forma de sua aceitação.
V - Documentos particulares e contratos aceitos pelas instituições estrangeiras deverão ser apresentados com todas a(s) assinatura(a) reconhecida(s);
VI - Para documentos notórios, não há outros requisitos. P. ex.: RG, CNH, carteiras de classe etc.

 

6. Apostila de documentos - Quais são os países que aceitam documentos com Apostila?

Os países que recebem documentos os apostilados são apenas os que aderiram à Convenção de Haia. Clique aqui e veja a lista atualizada.

7. Apostila de documentos - É necessário algum tipo de legalização?

Não. A legalização foi eliminada.

8. Apostila de documentos - O que é o Sistema Eletrônico SEI Apostila?

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) Apostila, foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente ao CNJ. Por meio deste sistema é feito o controle dos procedimentos, consultas e a emissão das Apostilas.

9. Apostila de documentos - Posso apostilar em São Paulo documentos emitidos no interior ou em outro Estado?

Sim. Desde que seguido os requisitos necessários.

10. Apostila de documentos - Documentos emitidos pela Internet (certidão de naturalização, atestado de antecedentes criminais etc.) podem ser apostilados?

Sim. O notário consultará a autenticidade do documento nos sítios oficiais e emitirá a Apostila.

11. Apostila de documentos - As traduções juramentadas dos documentos devem ser apostiladas?

Sim. E as traduções dos documentos públicos nacionais devem ter firma do tradutor reconhecida em cartório ou o tradutor ter firma no cartório onde o documento será apostilado.

12. Apostila de documentos - O documento e a tradução são apostilados conjuntamente?

Não. São apostilados separadamente. Por Ex.: um procedimento de cidadania composto de 15 documentos e 15 traduções juramentadas, teremos o total de 30 apostilas.

13. Apostila de documentos - Após apostilar o documento, devo encaminhá-lo ao Ministério das Relações Exteriores do Brasil ou ao Consulado?

Não. A apostila substituiu todo o procedimento de legalização. 

14. Apostila de documentos - Meu documento é cópia autenticada, posso apostilar?

Sim. Mas sugerimos ao interessado que consulte a instituição de destino para verificar se é aceito nesta forma.

15. Apostila de documentos - O notário verifica os requisitos para o documento e a tradução serem aceitos no exterior?

Não. A verificação dos requisitos é de responsabilidade do interessado.

16. Apostila de documentos - A Apostila possui prazo de validade?

Não há. Mas sugerimos ao interessado que consulte a instituição de destino do documento.

17. Apostila de documentos - Posso validar online a Apostila?

Sim. É possível verificar a autenticidade por meio de leitor QR Code ou por meio do site do CNJ.

18. Apostila de documentos - Qual o layout da Apostila?

Clique aqui e conheça.

19. Apostila de documentos - Como a Apostila é cobrada?

Cada Apostila corresponde a uma assinatura, independentemente do número de páginas do documento a ser apostilado.

20. Apostila de documentos - A tradução deve ser feita antes ou depois do apostilamento?

Via de regra, traduz-se, primeiramente, o documento que será apresentado no exterior, e realiza-se, então, o apostilamento de ambos (original e traduzido).

21. Apostila de documentos - Preciso traduzir o texto da Apostila?

Não. Sua aceitação é universal entre os países aderentes a Convenção.

22. Apostila de documentos - Qual o procedimento pela via presencial?

O interessado apresenta os documentos ao 26 e preenche o formulário próprio (também disponível na ficha técnica nesta página). Faremos a qualificação notarial (análise técnica) dos documentos e estando aptos informaremos o valor dos emolumentos. Aprovado o orçamento, faremos a emissão dos apostilamentos. Até 20 documentos no mesmo dia, acima de 20 documentos, de 1 a 2 dias úteis.

23. Apostila de documentos - Qual o procedimento pela via postal?

O interessado preenche o formulário próprio (disponível na ficha técnica nesta página) e envia (por transporte seguro) juntamente com os documentos ao 26. Faremos a qualificação notarial (análise técnica) dos documentos e estando aptos informaremos o valor dos emolumentos para depósito na conta corrente do tabelionato. Efetuado o depósito, faremos a emissão dos apostilamentos e remeteremos (via Sedex com AR) para o endereço indicado no formulário.

24. Apostila de documentos - Como ficarão os trâmites de regularização, validação e/ou comprovação de equivalência de estudos realizados no exterior, que hoje são feitos pelas Secretarias de Estado de Educação?

Os diplomas/certificados emitidos no exterior deverão ser apostilados também no exterior, em órgão ou repartição designado pelo Estado em que foi emitido. Seu trâmite no Brasil, contudo, não sofrerá alterações com a entrada em vigor da Apostila. Apenas o processo de legalização desses documentos, no exterior, é que deixará de existir: bastará a emissão da apostila para que possam produzir efeitos no Brasil. Lembramos, contudo, que, em território nacional, as autoridades aptas a receber tais documentos podem exigir eventuais procedimentos adicionais, como a tradução juramentada do documento, por exemplo.

25. Apostila de documentos - E no caso de trabalho de conclusão de curso quando estiver encadernado?

Será necessário apresentar o original e uma cópia fiel eletrônica em arquivo pdf.

26. Apostila de documentos - Meu divórcio tem cópias autenticadas pelo escrivão do foro?

O notário confirmará a autenticidade da assinatura do escrivão junto ao cartório judicial ou o interessado providenciará o reconhecimento da assinatura do escrivão.

27. Apostila de documentos - Tenho um contrato com mais de uma assinatura, qual o procedimento?

Todas as assinaturas devem estar reconhecidas em cartório. Será apostilada a assinatura da autoridade intermediária (Notário). Caso as assinaturas estejam reconhecidas em cartórios diferentes, o interessado deverá se informar junto ao órgão de destino do documento se basta apostilar apenas a assinatura de um dos reconhecimentos de firma ou de todos.