{"id":8009,"date":"2013-09-05T15:58:21","date_gmt":"2013-09-05T17:58:21","guid":{"rendered":"https:\/\/www.26notas.com.br\/blog\/\/?p=8009"},"modified":"2013-09-05T15:58:21","modified_gmt":"2013-09-05T17:58:21","slug":"cgjsp-serventias-extrajudiciais-formacao-e-manutencao-de-arquivo-de-seguranca-pelos-responsaveis-pelas-serventias-extrajudiciais-dever-de-guarda-dos-acervos-recomendacao-no-09-do-conselho-naci","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.26notas.com.br\/blog\/?p=8009","title":{"rendered":"CGJ|SP: Serventias Extrajudiciais – Forma\u00e7\u00e3o e manuten\u00e7\u00e3o de arquivo de seguran\u00e7a pelos respons\u00e1veis pelas Serventias Extrajudiciais – Dever de guarda dos acervos – Recomenda\u00e7\u00e3o n\u00ba 09 do Conselho Nacional de Justi\u00e7a \u2013 Obrigatoriedade."},"content":{"rendered":"

PROCESSO N\u00ba 2012\/117706 \u2013 S\u00c3O PAULO \u2013 CORREGEDORIA GERAL DA JUSTI\u00c7A.<\/strong>
\nParecer (293\/13-E)
\nServentias Extrajudiciais – Forma\u00e7\u00e3o e manuten\u00e7\u00e3o de arquivo de seguran\u00e7a pelos respons\u00e1veis pelas Serventias Extrajudiciais – Dever de guarda dos acervos – Recomenda\u00e7\u00e3o n\u00ba 09 do Conselho Nacional de Justi\u00e7a \u2013 Obrigatoriedade.<\/strong>
\nExcelent\u00edssimo Senhor Corregedor Geral da Justi\u00e7a:
\nO presente expediente foi iniciado para realizar estudos de medidas t\u00e9cnicas e normativas poss\u00edveis de serem adotadas no \u00e2mbito desta Corregedoria Geral da Justi\u00e7a voltadas \u00e0 preserva\u00e7\u00e3o dos acervos das Serventias Extrajudiciais por meio de arquivos de seguran\u00e7a (backup).
\nDurante o curso deste expediente, sobreveio a Recomenda\u00e7\u00e3o n\u00ba 09, da Corregedoria Nacional de Justi\u00e7a, que disp\u00f5e sobre a forma\u00e7\u00e3o e manuten\u00e7\u00e3o de arquivo de seguran\u00e7a pelos respons\u00e1veis pelas Serventias Extrajudiciais de notas e de registro.
\nA Recomenda\u00e7\u00e3o n\u00ba 09 deu ensejo \u00e0 forma\u00e7\u00e3o do Proc. CG 2013\/35270, ao qual o presente feito foi apensado.
\nForam ouvidas as entidades de classe ANOREG-SP, ARPEN-SP, CNB-SP, ARISP, IRTDPJ e IEPTB-SP.
\n\u00c9 o relat\u00f3rio.
\nOpino.
\nEm 28.08.12, o pr\u00e9dio em que se encontra instalado o Registro de Im\u00f3veis e T\u00edtulos e Documentos e Civil de Pessoa Jur\u00eddica de Assis foi alvo de inc\u00eandio que danificou parte de seu acervo ainda n\u00e3o recuperado a despeito dos esfor\u00e7os at\u00e9 o momento empreendidos.
\n\u00c9 not\u00f3ria a cat\u00e1strofe que atingiu, em 2010, a Comarca de S\u00e3o Luiz do Paraitinga, cujo acervo registral at\u00e9 hoje encontra-se em fase de restaura\u00e7\u00e3o, contando, para isso, com o apoio moral e material das entidades de classe.
\nOs acervos das Serventias Extrajudiciais t\u00eam valores hist\u00f3rico, material e moral inestim\u00e1veis e devem ser mantidos em locais seguros pelos not\u00e1rios e registradores na forma dos arts. 30, I e 46, ambos da Lei n\u00ba 8.935\/94:
\nArt. 30. S\u00e3o deveres dos not\u00e1rios e dos oficiais de registro:<\/em>
\nI – manter em ordem os livros, pap\u00e9is e documentos de sua serventia, guardando-os em locais seguros;<\/em>
\nArt. 46. Os livros, fichas, documentos, pap\u00e9is, microfilmes e sistemas de computa\u00e7\u00e3o dever\u00e3o permanecer sempre sob a guarda e responsabilidade do titular de servi\u00e7o notarial ou de registro, que zelar\u00e1 por sua ordem, seguran\u00e7a e conserva\u00e7\u00e3o.<\/em>
\nEm 30.08.12, dois dias ap\u00f3s o inc\u00eandio em Assis, V. Exa. determinou a abertura do presente expediente com o objetivo de encontrar formas de se assegurar, por meio de c\u00f3pias de seguran\u00e7a, os acervos das Serventias Extrajudiciais.
\nPouco tempo depois, mais precisamente em 05.03.13, a Corregedoria Nacional de Justi\u00e7a encaminhou a esta Corregedoria Geral a Recomenda\u00e7\u00e3o n\u00ba 09, que disp\u00f5e sobre a forma\u00e7\u00e3o e manuten\u00e7\u00e3o de arquivo de seguran\u00e7a pelos respons\u00e1veis pelas Serventias Extrajudiciais de notas e de registro.
\nA Recomenda\u00e7\u00e3o n\u00ba 09 foi autuada nos autos do processo CG n\u00ba 2013\/352790, ao qual os presentes autos foram anexados.
\nDepois de dar cumprimento \u00e0s provid\u00eancias nela contidas, como a ampla divulga\u00e7\u00e3o de seu teor (publica\u00e7\u00e3o por tr\u00eas vezes no DJE e disponibiliza\u00e7\u00e3o no Portal do Extrajudicial), facultou-se, em virtude da identidade de prop\u00f3sitos do presente expediente e da Recomenda\u00e7\u00e3o n\u00ba 09, a oitiva das entidades de classe dos not\u00e1rios e registradores.
\nA ARPEN\/SP e o Col\u00e9gio Notarial do Brasil-SP entendem que o regramento do Conselho Nacional de Justi\u00e7a \u00e9 suficiente para os fins ora perseguidos (fls. 99\/100 e 106\/108).
\nA ANOREG-SP argumenta ser necess\u00e1rio realizar um estudo para a fixa\u00e7\u00e3o de prazos para que ocorra a migra\u00e7\u00e3o dos arquivos f\u00edsicos para os eletr\u00f4nicos e se coloca \u00e0 disposi\u00e7\u00e3o desta Corregedoria Geral (fl. 117).
\nO IEPTB-SP fez duas observa\u00e7\u00f5es em rela\u00e7\u00e3o ao \u00a7 1\u00ba, do art. 1\u00ba, da Recomenda\u00e7\u00e3o n\u00ba 9, do Conselho Nacional de Justi\u00e7a, para que a Corregedoria Geral determine que o arquivo de seguran\u00e7a seja mantido de forma obrigat\u00f3ria e por prazo m\u00ednimo de dez anos para os livros de protesto e de tr\u00eas anos para os de protocolo, em conformidade com o art. 36, da Lei n\u00ba 9.492\/97 (fls. 102\/104).
\nA ARISP-SP sustenta que: a) as c\u00f3pias de seguran\u00e7a devem abranger todos os livros de registro, inclusive os de transcri\u00e7\u00f5es, e n\u00e3o apenas os escriturados a partir de 1980; b) \u00e9 importante deixar claro que as c\u00f3pias de seguran\u00e7a n\u00e3o objetivam a substitui\u00e7\u00e3o dos livros em seus originais, mas que servir\u00e3o apenas como backup a ser utilizado em caso de desastres; e c) disponibilizou espa\u00e7o para armazenamento de dados em data center, o que permite o cumprimento do art. 2\u00ba, da Recomenda\u00e7\u00e3o n\u00ba 9, do Conselho Nacional de Justi\u00e7a (fls. 120).
\nPor fim, o IRTDPJ-SP requereu a dispensa dos Oficiais de Registro de T\u00edtulos e Documentos e Civil de Pessoas Jur\u00eddicas de fazer c\u00f3pia de seguran\u00e7a dos registros assentados no livros A e B de Pessoas Jur\u00eddicas e A, B e C do T\u00edtulos e Documentos efetuados anteriormente a 1981 (fl. 127).
\nEmbora a Recomenda\u00e7\u00e3o n\u00ba 09 permita, em seu art. 5\u00ba, que as Corregedorias Gerais de Justi\u00e7a regulamentem a forma\u00e7\u00e3o e manuten\u00e7\u00e3o dos arquivos de seguran\u00e7a das Serventias Extrajudiciais, o regramento contido em referida Recomenda\u00e7\u00e3o mostra se, ao menos nesta primeira fase, suficiente para os fins perseguidos.
\n\u00c9 claro que o ideal seria que todas as Serventias providenciassem, desde j\u00e1, arquivo de seguran\u00e7a de todos os seus acervos.
\nContudo, \u00e9 preciso observar que a iniciativa \u00e9 in\u00e9dita e demanda certo tempo – que n\u00e3o deve e n\u00e3o pode ser grande \u2013 para que todos os respons\u00e1veis pelas Unidades Extrajudiciais – titulares ou n\u00e3o – consigam pessoal, material e at\u00e9 mesmo recursos para tanto.
\nDeste modo, e considerando a amplitude do regramento inserido na Recomenda\u00e7\u00e3o n\u00ba 09, parece n\u00e3o haver motivo, ao menos nesta fase inicial, para que esta Corregedoria Geral fa\u00e7a uso da ressalva do art. 5\u00ba e regulamente a quest\u00e3o da forma\u00e7\u00e3o e da manuten\u00e7\u00e3o dos arquivos de seguran\u00e7a dos acervos das Serventias Extrajudiciais.
\nDe outro lado, em prol da seguran\u00e7a dos acervos, esta Corregedoria Geral pode, em cumprimento ao deveres de orientar e fiscalizar os servi\u00e7os notariais e de registro no Estado de S\u00e3o Paulo(1), adotar desde j\u00e1 medida administrativa efetiva, qual seja, tornar obrigat\u00f3ria a observ\u00e2ncia da Recomenda\u00e7\u00e3o n\u00ba 09, da Corregedoria Nacional de Justi\u00e7a por todos os respons\u00e1veis pelas Serventias Extrajudiciais do Estado de S\u00e3o Paulo.
\nIsto porque, conquanto emanada do C. Conselho Nacional de Justi\u00e7a, por meio de sua Corregedoria Nacional de Justi\u00e7a, o ato normativo em quest\u00e3o, por se tratar de recomenda\u00e7\u00e3o, n\u00e3o traz provid\u00eancia de car\u00e1ter compuls\u00f3rio, de modo que n\u00e3o h\u00e1 certeza de que todas as Serventias adotar\u00e3o as precau\u00e7\u00f5es nela previstas.
\nAdotada a medida ora sugerida, todos os livros obrigat\u00f3rios previstos em lei e os documentos eletr\u00f4nicos que integram o acervo das Serventias estar\u00e3o livres de fortuitos como os que atingiram o Registro de Im\u00f3veis e T\u00edtulos e Documentos e Civil de Pessoa Jur\u00eddica de Assis e a Comarca de S\u00e3o Luiz do Paraitinga.
\nCabe aqui lembrar que a Recomenda\u00e7\u00e3o n\u00ba 09 permite que as c\u00f3pias de seguran\u00e7a sejam feitas em diversas formas, como microfilme, arquivo de m\u00eddia digital (imagens extra\u00eddas por meio de scanner ou fotografia), arquivo de dados assinado eletronicamente com certificado digital emitido nos termos do ICP-Brasil, ou qualquer outro m\u00e9todo h\u00e1bil, o que possibilita a todas as Serventias, mesmo as menos rent\u00e1veis, atender ao seu prop\u00f3sito que, nesta fase inicial, \u00e9 proteger o acervo independentemente de forma espec\u00edfica.
\nExige, em contrapartida, que o arquivo de seguran\u00e7a seja atualizado com periodicidade n\u00e3o superior a um m\u00eas e que uma de suas vias seja arquivada em local distinto da Serventia, facultado o uso de servidores externos.
\nFrisa, ainda, que o arquivo de seguran\u00e7a passa a integrar o acervo da Serventia de modo que dever\u00e1 ser transmitido ao novo titular da delega\u00e7\u00e3o ou ao novo respons\u00e1vel em conjunto com os softwares que permitam seu pleno uso e atualiza\u00e7\u00e3o.
\nA Recomenda\u00e7\u00e3o n\u00ba 9, ao prever diversos meios de se criar o arquivo de seguran\u00e7a, ao mesmo tempo em que assegura desde j\u00e1 o acervo fundamental das Serventias, permite que os estudos sobre o tema sejam aprofundados a fim de que, oportunamente, sobrevenha regulamenta\u00e7\u00e3o espec\u00edfica com crit\u00e9rios t\u00e9cnicos uniformes.
\nEmbora a Recomenda\u00e7\u00e3o n\u00ba 09 date de mar\u00e7o de 2013, s\u00f3 agora sua observ\u00e2ncia deixar\u00e1 de ser facultativa. Razo\u00e1vel, por isso, conceder um prazo de 120 dias, a partir da publica\u00e7\u00e3o da decis\u00e3o de V. Exa. que eventualmente aprovar este parecer, para que os respons\u00e1veis, a qualquer t\u00edtulo, das Serventias Extrajudiciais adotem as provid\u00eancias nela previstas, as quais dever\u00e3o ser comunicadas e acompanhadas pelas Corregedorias Permanentes, na forma do item 20.1, \u201cd\u201d , do Cap\u00edtulo XIII, das Normas de Servi\u00e7o da Corregedoria Geral da Justi\u00e7a(2).
\nDecorrido o prazo de 120 dias sem que o respons\u00e1vel pela Serventia tenha adotado as provid\u00eancias e comunicado o Ju\u00edzo Corregedor Permanente, a este caber\u00e1, em expediente pr\u00f3prio, verificar ocorr\u00eancia de eventual falta disciplinar.
\n\u00c9 importante ponderar, por fim, que a forma\u00e7\u00e3o do arquivo de seguran\u00e7a aqui tratada n\u00e3o tem por objetivo substituir os livros originais das Serventias, de modo que, ao menos por ora e neste expediente, n\u00e3o se examinar\u00e1 a migra\u00e7\u00e3o sugerida pela ANOREG-SP.
\nDiante do exposto, o parecer que respeitosamente submeto \u00e0 elevada aprecia\u00e7\u00e3o de V. Exa. \u00e9 no sentido de: a) tornar compuls\u00f3ria a observ\u00e2ncia da Recomenda\u00e7\u00e3o n\u00ba 09, da Corregedoria Nacional de Justi\u00e7a, pelos respons\u00e1veis, a qualquer t\u00edtulo, pelas Serventias Extrajudiciais do Estado de S\u00e3o Paulo; e b) conceder prazo de 120 dias, a contar da primeira publica\u00e7\u00e3o no DJE da decis\u00e3o de V. Exa. que eventualmente aprovar este parecer, para que as medidas contidas na Resolu\u00e7\u00e3o n\u00ba 09 sejam implementadas e comunicadas aos respectivos Corregedores Permanentes, sob pena de responsabilidade.
\nEm caso de aprova\u00e7\u00e3o, sugiro a publica\u00e7\u00e3o do presente parecer no DJE por tr\u00eas dias alternados para conhecimento geral, atribuindo-se for\u00e7a normativa \u00e0 respeit\u00e1vel decis\u00e3o.
\nSub censura.
\nS\u00e3o Paulo, 22 de agosto de 2013.
\nGustavo Henrique Bretas Marzag\u00e3o
\nJuiz Assessor da Corregedoria (fls. 130\/136)
\nNOTAS DE RODAP\u00c9<\/strong>
\n(1) Art. 236. Os servi\u00e7os notariais e de registro s\u00e3o exercidos em car\u00e1ter privado, por delega\u00e7\u00e3o do Poder P\u00fablico.
\n\u00a7 1\u00ba – Lei regular\u00e1 as atividades, disciplinar\u00e1 a responsabilidade civil e criminal dos not\u00e1rios, dos oficiais de registro e de seus prepostos, e definir\u00e1 a fiscaliza\u00e7\u00e3o de seus atos pelo Poder Judici\u00e1rio
\n(2) Observadas as peculiaridades locais, ao Juiz Corregedor Permanente caber\u00e1 a verifica\u00e7\u00e3o dos padr\u00f5es necess\u00e1rios ao atendimento deste item, em especial quanto a:
\n…
\nd) adequa\u00e7\u00e3o e seguran\u00e7a de \u201csoftwares\u201d, sistemas de c\u00f3pias de seguran\u00e7a e de recupera\u00e7\u00e3o de dados eletr\u00f4nicos, bem como de procedimentos de trabalho adotados, fixando, se for o caso, prazo para a regulariza\u00e7\u00e3o ou a implanta\u00e7\u00e3o;
\nDECIS\u00c3O: <\/strong>Aprovo o parecer do MM. Juiz Assessor da Corregedoria e, por seus fundamentos, que adoto: a) torno compuls\u00f3ria a observ\u00e2ncia da Recomenda\u00e7\u00e3o n\u00ba 09, da Corregedoria Nacional de Justi\u00e7a, pelos respons\u00e1veis, a qualquer t\u00edtulo, pelas Serventias Extrajudiciais do Estado de S\u00e3o Paulo; e b) concedo prazo de 120 dias, a contar da primeira publica\u00e7\u00e3o desta decis\u00e3o no DJE para que as medidas contidas na Resolu\u00e7\u00e3o n\u00ba 09 sejam implementadas e comunicadas aos respectivos Corregedores Permanentes, sob pena de responsabilidade.
\nAtribuo for\u00e7a normativa a esta decis\u00e3o.
\nPara conhecimento geral, publique-se o parecer e a presente decis\u00e3o por tr\u00eas dias alternados no DJE.
\nS\u00e3o Paulo, 26 de agosto de 2013. (a) JOS\u00c9 RENATO NALINI<\/strong>, Corregedor Geral da Justi\u00e7a. (D.J.E. de 03.09.2013 – SP)<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

PROCESSO N\u00ba 2012\/117706 \u2013 S\u00c3O PAULO \u2013 CORREGEDORIA GERAL DA JUSTI\u00c7A. Parecer (293\/13-E) Serventias Extrajudiciais – Forma\u00e7\u00e3o e manuten\u00e7\u00e3o de arquivo de seguran\u00e7a pelos respons\u00e1veis pelas Serventias Extrajudiciais – Dever de guarda dos acervos – Recomenda\u00e7\u00e3o n\u00ba 09 do Conselho Nacional de Justi\u00e7a \u2013 Obrigatoriedade. Excelent\u00edssimo Senhor Corregedor Geral da Justi\u00e7a: O presente expediente foi […]<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[7],"tags":[],"class_list":["post-8009","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-cgj-sao-paulo"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.26notas.com.br\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/8009","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.26notas.com.br\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.26notas.com.br\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.26notas.com.br\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/4"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.26notas.com.br\/blog\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=8009"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.26notas.com.br\/blog\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/8009\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.26notas.com.br\/blog\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=8009"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.26notas.com.br\/blog\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=8009"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.26notas.com.br\/blog\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=8009"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}