Legalização de documentos emitidos no exterior – validade no Brasil

Para produzir efeitos legais no Brasil, os documentos emitidos em países estrangeiros devem ser legalizados, unicamente, junto às Repartições Consulares do Ministério das Relações Exteriores (MRE) no exterior. A legalização é efetuada, mediante a cobrança de emolumentos consulares, na Embaixada ou Consulado do Brasil cuja jurisdição corresponda à origem dos documentos (Norma Consular e Jurídica constante do Capítulo 4º – Atos Notariais e de Registro Civil, Seção 7ª, o Ministério das Relações Exteriores).

Após o procedimento de legalização, os documentos precisarão ser traduzidos para a língua portuguesa por profissional (Tradutor Juramentado) residente no Brasil. Para surtir efeitos em relação a terceiros, também têm que ser registrados em Títulos e Documentos (Lei 6015/73, art. 129). Assim, os documentos terão validade em todo território brasileiro.

Informações acerca da legalização consular a ser efetuada em documentos estrangeiros estão geralmente disponíveis nos sítios eletrônicos das Embaixadas e Consulados do Brasil no Exterior.

Veja mais detalhes:

I – O que é a legalização de documentos?

Por legalização de documentos entende-se o processo pelo qual o Ministério das Relações Exteriores reconhece, por cortesia, assinaturas em documentos públicos feitos no Brasil, habilitando-os a produzir efeitos legais no exterior, após o procedimento complementar de legalização consular nas representações diplomáticas e consulares estrangeiras, sediadas em território brasileiro.

II – Significado dos termos

Atenção para a diferença de significado dos termos abaixo:

•             Reconhecimento de firma: processo pelo qual um Cartório de Ofícios e Notas ou um Notário Público reconhece, por autenticidade ou semelhança, a assinatura do responsável pela emissão de um documento.

•             Confirmação de autenticidade: processo pelo qual um Cartório de Ofícios e Notas ou um Notário Público confirma, por meio da página eletrônica da autoridade emissora, a autenticidade de um documento digital (código de verificação vinculado ao documento).

•             Autenticação de cópia: procedimento pelo qual um Cartório de Ofícios e Notas ou Notário Público atesta a fiel reprodução (cópia) de um documento.

•             Legalização: reconhecimento, por cortesia, pelo Ministério das Relações Exteriores no Brasil, de assinatura aposta em documento emitido ou reconhecido em cartório brasileiro.

•             Legalização consular: reconhecimento de assinatura em documentos por autoridade consular estrangeira.

Importante:

Cabe ao interessado apresentar à autoridade do país de destino os documentos legalizados pelo Ministério das Relações Exteriores do Brasil, a fim de obter a legalização consular, que complementa o processo. Esse procedimento é dispensado, em princípio, quando houver Acordo que assim determine.

Brasil e Argentina celebraram um Acordo, publicado no Diário Oficial de 23 de abril de 2004, pelo qual simplificam legalizações em documentos públicos. Por isso, documentos destinados à Argentina são submetidos a um critério específico de legalização. Por isso, é essencial informar quando o país de destino for a Argentina.

Brasil e França celebraram um Acordo de Cooperação em Matéria Civil, publicado no Diário Oficial de 13 de setembro de 2000, o qual, em seu Art. 23, estabelece a dispensa de legalização de atos públicos expedidos no território de um dos dois países.

III – Onde obter legalização de documentos:

Brasília – DF

Setor de Legalização de Documentos – SLD

Departamento Consular e de Brasileiros no Exterior – DCB

Ministério das Relações Exteriores – MRE

Esplanada dos Ministérios – Bloco H, Anexo I, Térreo

CEP: 70170-900, Brasília – DF

Telefones: (61) 2030-9713, 2030-8813, 2030-8806

Fax: (61) 2030-8811

E-mail: legalizar@itamaraty.gov.br

(ver no site do MRE outros escritórios)

•             Horário de atendimento ao público:

– segundas e terças, das 10 às 12h

– quartas e quintas, das 15 às 17h

IV– Custos:

À exceção dos custos para devolução dos documentos por via postal, é gratuita a legalização em documentos no MRE e seus Escritórios Regionais.

Entretanto, será paga pelo(a) interessado(a) a legalização consular complementar efetuada nas Embaixadas estrangeiras, em Brasília, bem como em Consulados estrangeiros, nas capitais dos Estados brasileiros.

V– Orientações quanto a documentos a serem legalizados:

Autorização de Viagem de Menor

Para que um menor brasileiro viaje ao exterior desacompanhado ou acompanhado por apenas um dos seus genitores, é preciso portar, em duas vias, o documento de Autorização de Viagem de Menor emitido em conformidade com a Resolução N.º 131, de 26 de maio de 2011, do Conselho Nacional de Justiça.

A autorização deve ter a assinatura do(s) seu(s) emissor(es) reconhecida em cartório.

A finalidade específica do documentos é a sua apresentação à Polícia Federal, nos aeroportos, portos e postos de fronteira, no momento da saída do menor do território brasileiro. Assim, uma das vias será retida pela autoridade policial, e a outra ficará com o menor ou com seu genitor/responsável acompanhante.

Salvo se expressamente consignado, este documento não constitui autorização para fixação de residência permanente do menor no exterior.

Importante:

Somente se comprovado, por escrito, que a autoridade consular estrangeira exige a legalização deste tipo de documento, é que poderá ser legalizado neste Setor do MRE, em Brasília, e levado à Embaixada ou Consulado daquele país no Brasil, para fins de legalização consular.

A Polícia Federal disponibiliza, em seu sítio eletrônico, um “Manual de viagem de menores brasileiros ao exterior”, no qual fornece um modelo de autorização de viagem de menor.

Para emitir o documento no exterior

As informações para a emissão e a respectiva legalização da “Autorização de Viagem de Menor” no exterior poderão ser obtidas nos sítios eletrônicos dos Consulados e Embaixadas do Brasil, cuja relação completa pode ser vista no seguinte endereço www.portalconsular.mre.gov.br.

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Cartas Rogatórias

Cartas Rogatórias são processadas junto ao Departamento de Recuperação de Ativos e Cooperação Jurídica Internacional, do Ministério da Justiça, e sua tramitação, bem como os pré-requisitos para tanto podem ser consultados no sítio eletrônico daquele Ministério (www.mj.gov.br). Constatada no DRCI a necessidade de serem legalizadas, as cartas rogatórias deverão primeiramente ser levadas a cartório para reconhecimento da assinatura da autoridade judicial que a expediu. Somente após tal providência, serão remetidas à Divisão de Cooperação Jurídica Internacional – DCJI e ao SLD, no Ministério das Relações Exteriores, para efeito da legalização.

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Certidões emitidas em Repartições Consulares do MRE no exterior

As Certidões de Nascimento, Casamento e Óbito emitidas pelas Repartições Consulares do Brasil sediadas em países estrangeiros devem ser transcritas em Cartório de 1º Ofício de Registro Civil brasileiro para que possam surtir efeitos legais no território nacional. Nesse caso, o cartório expedirá a Certidão definitiva, que poderá ser legalizada para eventual apresentação no exterior.

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Cópias de Processos e Sentenças Judiciais

Para que possam ser legalizadas cópias de documentos feitas a partir de originais de processos e sentenças judiciais, todas as suas páginas deverão ser autenticadas pelo Cartório Judicial correspondente. Além disso, é necessário o reconhecimento da assinatura do (a) responsável pela autenticação.

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Documento de identificação pessoal

Documentos de identificação pessoal, tais como carteira de identidade civil e profissional, CPF, carteira de motorista, carteira de trabalho, passaporte, caderneta de vacinação, título de eleitor, certificado de dispensa de incorporação, contracheque, etc., precisam ser apresentados na versão de cópia, autenticada em cartório, para efeito da legalização no MRE.

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Documento estrangeiro legalizado em Embaixada/Consulado do Brasil no exterior

Para produzir efeito jurídico no Brasil, o documento estrangeiro original deve ser legalizado na Repartição Consular do Brasil acreditada no país onde este foi expedido. Nesse caso, ao ser apresentado em território brasileiro, com a respectiva tradução juramentada, o documento cumpre sua finalidade, dispensando novas legalizações, uma vez que as assinaturas das autoridades consulares brasileiras no exterior têm validade em todo o território nacional. Pelo mesmo motivo, não serão passíveis de novas legalizações no MRE documentos legalizados nas repartições consulares brasileiras no exterior.

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Documentos do âmbito empresarial/comercial

Para surtirem o pretendido efeito no exterior após a legalização efetuada no MRE e na Embaixada ou no Consulado estrangeiro no Brasil, documentos emitidos por pessoa física e/ou jurídica do âmbito empresarial e comercial brasileiro devem ter a assinatura de seu emissor reconhecida em cartório.

Caso tenham sido emitidos por suas filiais estrangeiras os documentos também devem conter o endereço e o CNPJ da pessoa jurídica brasileira.

Alternativamente, pode ser legalizada declaração da pessoa jurídica brasileira, que discrimine, em seu teor, a documentação emitida por sua filial estrangeira e que contenha firma do emissor reconhecida em cartório.

Se o documento foi lavrado em Junta Comercial, pode ser reconhecida unicamente a assinatura do funcionário assinante.

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Documentos emitidos por procurador de empresa estrangeira

Para surtirem o pretendido efeito no exterior após a legalização efetuada no MRE e na Embaixada ou Consulado estrangeiro no Brasil, documentos emitidos no Brasil por procurador estrangeiro, portador de RNE, ou procurador de pessoa física ou jurídica estrangeira devem conter, além da assinatura reconhecida em cartório, seu número de documento de identificação pessoal e seu endereço completo no Brasil.

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Documentos emitidos por via eletrônica

Documentos emitidos por via eletrônica serão legalizados se for possível ao SLD confirmar sua autenticidade via Internet, ou se a confirmação já foi feita por cartório.

São exemplos desses documentos:

• Certidão de Antecedentes Criminais, emitida pelo Departamento de Polícia Federal;

• Atestado de Antecedentes Criminais, emitido pela Polícia Civil;

• Certidão Negativa de Naturalização, emitida pelo Ministério da Justiça;

• Certidão de Distribuição, emitida por Poder Judiciário Estadual;

• Atestado de Antecedentes, emitido por Secretarias Estaduais de Segurança.

No entanto, alguns documentos emitidos por via eletrônica não possibilitam sua confirmação de autenticidade via Internet. São exemplos destes documentos:

• Comprovante de declaração de IRPF/IRP;

• DARF;

• SISCOMEX;

• Declarações de inscrição no CNPJ ou CPF;

• Certidões Positivas e Certidão Negativa de Débitos, expedidas pela Receita Federal do Brasil ou Secretarias de Finanças de governos estaduais;

• Outros documentos emitidos por Secretarias de governos estaduais;

• Certificado de Regularidade do FGTS – CRF emitido pela CEF;

• Certidões Simplificadas, expedidas por Juntas Comerciais;

Nesses casos, o próprio interessado, como pessoa física ou jurídica, cujo nome conste do documento, deve assinar e reconhecer em cartório sua assinatura, para obter a legalização do documento.

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Documentos escolares e acadêmicos

Para surtir efeitos legais no exterior, os documentos escolares e acadêmicos originais – certificados, diplomas, históricos escolares, declarações – devem ser levados a cartório para reconhecimento da assinatura de apenas uma das autoridades que os emitiu, antes do procedimento de legalização no MRE.

Programas curriculares e conteúdos programáticos originais de cursos de nível superior devem estar acompanhados de declaração emitida pela autoridade escolar/acadêmica competente. Clique aqui para obter o modelo. Nesse caso, apenas a referida declaração precisará ter a firma reconhecida em Cartório. Entretanto, a declaração e todo o conteúdo programático devem ser unidos e encadernados (com espiral ou presilha) para efeito extensivo da legalização.

Caso necessárias, as cópias autenticadas de documentos escolares ou acadêmicos devem ser feitas a partir do original anteriormente reconhecido em cartório, para que possam ser legalizadas.

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Documentos estrangeiros

O Ministério das Relações Exteriores, em Brasília, bem como seus Escritórios regionais, não legalizam documentos (originais ou cópias) expedidos em outros países.

Para ter validade no Brasill, eles devem ser legalizados ou autenticados no Consulado ou Setor Consular da Embaixada do Brasil no país onde o documento teve origem.

Para ter validade em um terceiro país, eles devem, a princípio, ser legalizados ou autenticados no Consulado ou Setor Consular da Embaixada do país de destino, no país onde o documento teve origem.

Documentos emitidos por consulados ou embaixadas estrangeiras no Brasil não são legalizados, uma vez que não há necessidade de comprovar a autenticidade perante os próprios emissores do documento.

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Documentos expedidos em cartório brasileiro

Apenas os documentos públicos feitos em cartório brasileiro dispensam, em princípio, o reconhecimento da assinatura do Tabelião ou Notário que os emitiu. Nos demais documentos, é necessário o reconhecimento em cartório, na via original, da assinatura do responsável pela sua emissão.

Após tal procedimento, podem ser feitas cópias autenticadas, que também são aceitas para efeito da legalização.

Com exceção de Procurações, que em função da sua finalidade legal só podem ser legalizadas na via original, as cópias de documentos emitidos em cartório, tais como Certidões de Nascimento, Casamento, Estado Civil, Óbito, Escrituras Públicas de Declaração e outros, precisam estar originalmente autenticadas pelo cartório para serem legalizadas.

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Documentos não expedidos em cartório brasileiro

Para efeito de legalização no MRE, todo documento brasileiro original que não tenha sido emitido em cartório, mas pretenda surtir efeitos jurídicos no exterior, necessita, em princípio, do reconhecimento, em cartório, da firma do responsável por sua emissão.

Somente após esse procedimento, poderão ser feitas as cópias autenticadas para a finalidade de legalização no MRE.

O documento emitido em cartório sem a correspondente assinatura do Tabelião ou Notário responsável não poderá ser legalizado.

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Documentos emitidos no Brasil por servidor público brasileiro

Para que possam surtir efeitos legais no exterior, documentos originais emitidos no Brasil por servidores públicos brasileiros, no exercício de suas funções administrativas, podem ser legalizados no Setor competente do MRE, se os espécimes de assinatura e de rubricas do servidor tiverem sido previamente registrados em cartão de autógrafo específico.

Registro de cartão de autógrafo de servidor público brasileiro:

Passo 1: Imprimir, preencher e assinar o cartão de autógrafo. Clicar aqui.

Passo 2: Digitalizar (escanear) o cartão de autógrafo preenchido e assinado.

Passo 3: Carregar, por formulário eletrônico, o cartão digitalizado (escaneado). Clicar aqui.

Passo 4: Enviar o cartão, pelos Correios, para o endereço:

Serviço de Legalização de Documentos – SLD

Ministério das Relações Exteriores – MRE

Esplanada dos Ministérios, Bloco H, Anexo I, Térreo

70.170 – 900 Brasília – DF

Caso o servidor não tenha cartão de autógrafo registrado junto ao Setor de Legalização, os documentos deverão ser levados a cartório para reconhecimento da assinatura do emitente.

Cópias autenticadas desses documentos serão também aceitas para legalização se feitas a partir do original já reconhecido.

Originais de certidões de antecedentes criminais emitidas por cartório da Polícia Federal serão legalizadas pelo SLD sem necessidade de reconhecimento de assinatura em cartório.

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Documento sem assinatura

Documentos que não contenham assinatura, tais como Diário Oficial da União ou dos Estados da Federação, diário de instituições empresariais ou comerciais, contas de água, energia elétrica, telefone, comprovante de renda, contracheque, protocolos, notas ou cupons fiscais, precisam ser apresentados na versão de cópia originalmente autenticada em cartório para serem legalizados.

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Legalização efetuada por Escritório Regional do MRE

A legalização efetuada em documento (s) por um dos Escritórios Regionais do MRE – ERESP/São Paulo, ERERIO/Rio de Janeiro, EREMINAS/Belo Horizonte ou ERESC/Florianópolis – deve ser aceita, para efeito da legalização consular realizável nas representações diplomáticas e consulares estrangeiras no Brasil. Caso não conste nos arquivos de alguma Chancelaria estrangeira o cartão autógrafo correspondente ao servidor que firmou o documento, este deverá ser formalmente solicitado ao Setor de Legalização de Documentos do MRE ou ao Escritório Regional que o legalizou.

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Procurações

Em razão de sua finalidade específica, é altamente recomendável legalizar somente os originais de Procurações. Caso esses originais não tenham sido emitidos em cartório, precisam antes ser ali reconhecidos para efeito de legalização.

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Termo de Guarda de Menor

A legalização de documentos destinados a menores, tais como Termo de Guarda e Termo de Responsabilidade de Tutela é feita apenas em documentos originais obtidos de Juizados da Vara de Família ou Juizado da Infância e da Juventude, com a assinatura da autoridade judicial reconhecida em cartório.

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Tradução livre de documentos

A tradução livre pode ser legalizada desde que a assinatura de quem a efetuou tenha sido reconhecida em cartório. A pessoa interessada deverá, entretanto, assegurar-se da sua aceitação junto à Embaixada ou Consulado do país estrangeiro no Brasil, para efeito da legalização consular.

Tradução livre efetuada por estrangeiro não poderá ser legalizada por este Setor.

Cópias autenticadas devem ser feitas apenas a partir do original previamente reconhecido em cartório, para que sejam legalizadas.

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Tradução Juramentada

Tradução feita por tradutor juramentado sem credenciamento no Brasil não poderá ser legalizada por este Setor.

Deve-se consultar a Embaixada ou o Consulado do país estrangeiro no qual a tradução juramentada será apresentada, para se informar de sua aceitação.

Tradutores Juramentados devem manter, no Setor de Legalização de Documentos do MRE, cartão de autógrafo atualizado no qual constem registros de sua assinatura e rubrica. Nesse caso, as traduções por eles assinadas ficam dispensadas do reconhecimento de firma em cartório.

Registro de cartão de autógrafo de tradutor juramentado:

Passo 1: Imprimir, preencher e assinar o cartão de autógrafo. Clicar aqui.

Passo 2: Digitalizar (escanear) o cartão de autógrafo preenchido e assinado.

Passo 3: Carregar, por formulário eletrônico, o cartão digitalizado (escaneado). Clicar aqui.

Passo 4: Enviar o cartão, pelos Correios, para o endereço:

Serviço de Legalização de Documentos – SLD

Ministério das Relações Exteriores – MRE

Esplanada dos Ministérios, Bloco H, Anexo I, Térreo

70.170 – 900 Brasília – DF

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VI – Observações:

(i) O Setor de Legalização de Documentos do MRE não indicará nem recomendará serviços de despachantes ou de tradutores juramentados.

(ii) Não se pode legalizar documento plastificado, uma vez que a legalização é efetuada diretamente no papel por carimbo em tinta. Caso o documento tenha sido lavrado em cartório, sugere-se apresentar cópia autenticada, para legalização.

(iii) Por razões de eficiência e segurança, a legalização só poderá ser efetuada em documentos que se apresentarem em bom estado de conservação.

(iv) A validade da legalização efetuada pelo MRE em qualquer documento concordará com a validade temporal nele expressa. Se não há tal menção, a legalização nele aposta terá validade no decorrer de toda a vida útil do documento.

(v) Documentos produzidos por Chancelarias estrangeiras acreditadas no Brasil (Embaixadas e Consulados) são legalizados pela Coordenação-Geral de Privilégios e Imunidades – CGPI/MRE.

(vi) Nas legalizações efetuadas em cópias de documentos, será utilizado carimbo contendo os dizeres “Autenticidade Comprovada”.

(vii) Exceto se comprovada a necessidade, não se legalizam mais que duas cópias de um mesmo documento.

VII – Lista dos documentos mais apresentados ao SLD para legalização

1. Documentos lavrados em cartório

•             Certidão de Nascimento

•             Certidão de Casamento

•             Certidão de Óbito

•             Certidão de Estado Civil de Solteiro

•             Procuração

•             Escritura Pública

•             Certidão Negativa

2. Documentos oriundos do Poder Judiciário

•             Certidão de Guarda e Responsabilidade Definitiva

•             Certidão de Distribuição (nada consta)

•             Processos em geral (cópias dos autos)

•             Sentenças judiciais (cópia dos autos)

•             Autorizações de viagem de menor (de acordo com a Resolução 51, de 25/03/2008, do Conselho Nacional de Justiça)

•             Declarações

3. Documentos emitidos por instituições de ensino

•             Diplomas

•             Certificados

•             Históricos Escolares

•             Ementas ou conteúdos programáticos de ensino, capeados por Declaração da Instituição escolar

•             Declarações

4. Documentos emitidos pelo Poder Executivo (Ministérios e órgãos subordinados, Secretaria de Segurança e de Finanças Estadua

•             Certidão de Antecedentes Criminais (Ministério da Justiça – Departamento de Polícia Federal)

•             Certidão Negativa (Ministério da Justiça – Polícia Civil)

•             Certificado de Inspeção Sanitária (Ministério da Saúde)

•             Certificado de Livre Comercialização (Agência Nacional de Vigilância Sanitária / MS – Gerência Geral de Cosméticos)

•             Autorização de Fabricação para Fim Exclusivo de Exportação (Agência Nacional de Vigilância Sanitária / MS – Gerência-Geral de Medicamentos)

•             Licença para efetuar transporte internacional por rodovia (Ministério dos Transportes – Agência Nacional de Transportes Terrestres)

•             Declarações de IRPF / IRPJ (Ministério da Fazenda – Secretaria da Receita Federal)

•             Declarações de inscrição do CNPJ / CPF (Ministério da Fazenda – Secretaria da Receita Federal)

•             Atestado da Autoridade Fiscal Brasileira (Ministério da Fazenda – Secretaria da Receita Federal)

•             Certidão Negativa de Débitos Fiscais (Secretaria de Finanças Estadual)

•             Certidão Positiva com Efeitos de Negativa (Ministério da Fazenda – SRF – débitos relativos às contribuições previdenciárias e às de terceiros)

5. Documentos emitidos pelas Juntas Comerciais de Estado, bem como oriundos do meio empresarial

•             Certidão Simplificada de Juntas Comerciais de Estado

•             Contratos comerciais

•             Alteração de contratos comerciais

•             Balanços

•             Faturas

•             Listagem de produtos

•             Declarações

6. Documento emitido por instituições bancárias e financiadoras

Autorização de tráfego em território internacional de veículo financiado

7. Cópias

•             Cópias de documentos de identificação pessoal

•             Cópias de contas de consumo (eletricidade, gás, água, telefone)

•             Cópias de Diários Oficiais (da União, dos Estados)

Fonte: Portal Consular